手渡しの場合
手渡しの場合は、それほど準備する必要はありませんが、以下の点にだけ注意しましょう。
・書類はクリアファイルに入れる
・まとめたクリアファイルを封筒に入れる
提出するまでに書類が折れたり、水にぬれたりする事が無いように、取り扱いには注意して持っていきます。
提出する際は、封筒とクリアファイルから出して、両手で提出します。封筒に入ったまま渡すことが無いようにしましょう。
郵送の場合
郵送の場合は、以下の準備が必要です。
・添え状
・封筒
・履歴書
・職務経歴書
・クリアファイル
・企業から求められた書類
特に重要なのが、添え状と封筒の準備方法になりなります。この2点について下で詳しく説明していきます。
添え状は社会人のマナーとして必須！
添え状があると、届いた時に「何の書類が誰から届いたのか」というのが一目でわかる為、受け取り側に対してとても親切な対応と言えます。逆に無いと、いちいち書類に目を通して確認する必要がある為、受け取り側の負担が増えてしまいます。
パソコンで添え状を書く場合
添え状は履歴書や職務経歴書と大きさを合わせます。添え状の基本的な書き方は、社内文書と同じように日付・自分の住所氏名は右側、宛名は左側に書くようにします。 宛名を書くとき、担当者の名前の場合は「様」、分からない場合は「採用担当者様」、部署名で記す場合は「御中」と付けましょう。
頭語と結語は必ず付けるようにします。一般的には「拝啓・敬具」「謹啓・敬白」を付けます。「前略」は添え状にふさわしくありませんので、使用しないよう気をつけて下さい。
書類を同封する旨を書いたら、履歴書の職務経歴欄に書くのと同じように「以上」を右下に添えるようにしましょう。
手書きで添え状を書く場合
書く内容は基本的にパソコンのときと同じですが、手書きで添え状を書く場合は縦書きでも良いでしょう。 また手書きの添え状を書くときは、修正液などを使用してはいけません。きちんと書き直したものを送付するようにして下さい。
封筒の色・形・書き方・入れ方は？意外と重要なポイント
封筒の色と形はどれがベスト？
封筒は白のA4サイズが入るものを用意します。 茶封筒でもマナー違反という訳ではありませんが、単純に茶封筒は薄くて破れやすいので、万が一の破損を防ぐため。また白の方がきちんとした印象を与える意味もありますので、白封筒の方が無難でしょう。 履歴書を購入すると長封筒がついている場合もありますが、長封筒はアルバイトの場合にのみ使用するものですし、履歴書を三つ折りにして入れるため、どことなく不格好な印象を与えてしまいます。面倒でもA4が入る白の封筒を用意しておきましょう。
封筒に書く宛名
封筒の宛名はサインペンで書くようにしましょう。色は黒が良いですね。ボールペンはペン先が細く、読みにくい可能性がありますので避けておきましょう。 宛名は添え状と同じく、「御中」「様」「採用担当者様」を使い分けて書きましょう。 また社名は（株）と書くのは失礼にあたります。省略せず「株式会社」と書くようにして下さい。 また赤のサインペンで左下に「履歴書在中」と書いておくと、折り曲げの心配もなくなります。文具店などでスタンプが販売されていますので、それを押印しても良いですね。
封筒の裏側に自分の住所氏名を必ず入れる
封筒の裏側、左下の方に自分の住所・氏名・郵便番号を縦書きで記入します。住所の上に投函する日付を記入しておくと、企業内で郵便物が紛れてしまったとき、送付した日付が分かるので便利ですよ。
書類の向きや入れる書類の順番にも注意
応募書類を封筒に入れる際には、書類の向きや順番にも気を遣うと、細やかな印象を与えることができます。
封筒に入れる際の順番
1．送り状
2．履歴書
3．職務経歴書
4．その他書類
このような順番に並べた上でクリアファイルにはさみ、封筒に入れましょう。上下や裏表が逆にならないよう注意して下さい。
最後に封をする
書類を入れたらのり付けをし、「〆」マークを書き込むことを忘れないようにしましょう。「×」を書かないよう気をつけて下さい。
まとめ
いかがでしたでしょうか。書類の提出はこれから選考を進んでいく上で最初のステップになりますので、この時点でつまずかないようにしっかりと準備を行い、提出するようにしてください。あまり難しく考えずに、コツコツ用意するのがポイントです。郵送の場合は提出期限に注意して、余裕を持って提出するようにしましょう。
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